Algemene voorwaarden Agenthuis

• Agenthuis: Agenthuis, handelsnaam van Yassin Mohafid (eenmanszaak), Patrimoniums'hof 29, 3073 VT Rotterdam, KvK 69536341.
• Klant: de onderneming of organisatie die met Agenthuis een overeenkomst sluit, handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf.
• AI-medewerker: een door Agenthuis ingericht en beheerd systeem op basis van kunstmatige intelligentie dat taken voor de klant uitvoert, zoals beschreven in de offerte.
• Overeenkomst: de afspraken tussen Agenthuis en de klant, bestaande uit de offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
• Inrichting: het eenmalige werk om een AI-medewerker voor de klant op te zetten, te koppelen en te testen.

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten van Agenthuis.

2.2 Voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij Agenthuis ze schriftelijk aanvaardt.

2.3 Bij strijd gaat de offerte voor op deze voorwaarden. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

2.4 Agenthuis stelt deze voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter beschikking, als PDF bij de offerte, zodat de klant ze kan opslaan en later raadplegen.

2.5 Door aanvaarding van de offerte bevestigt de klant dat hij deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst heeft ontvangen en dat ze deel uitmaken van de overeenkomst.

3.1 Na de gratis en vrijblijvende intake maakt Agenthuis een offerte op maat. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.

3.2 De overeenkomst komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra Agenthuis met instemming van de klant met de uitvoering begint.

4.1 Agenthuis richt de AI-medewerkers in die in de offerte staan en verzorgt het afgesproken technisch beheer en onderhoud. Agenthuis spant zich in om de afgesproken functies beschikbaar te houden, rekening houdend met de techniek, onderhoud en afhankelijkheid van externe diensten. De offerte legt per AI-medewerker vast: de taken, het handelingsniveau (alleen lezen, concepten opstellen, of zelfstandig vooraf goedgekeurde acties), eventuele gebruikslimieten en eventuele serviceniveaus. Agenthuis garandeert geen foutloze of ononderbroken werking, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

4.2 Agenthuis spant zich in om de dienst zorgvuldig en volgens de stand van de techniek uit te voeren. Het gaat om een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting, tenzij de offerte uitdrukkelijk een resultaat belooft.

4.3 Agenthuis gebruikt voor de dienst diensten van derden, zoals AI-modellen, hosting en automatiseringsplatforms. Agenthuis mag deze vervangen door gelijkwaardige diensten, met inachtneming van de verwerkersovereenkomst.

4.4 Agenthuis streeft naar een hoge beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken werking. Onderhoud en storingen bij derden kunnen de dienst tijdelijk onderbreken. Agenthuis meldt geplande onderbrekingen zo mogelijk vooraf.

4.5 Oplevering en acceptatie. Na de inrichting test de klant de AI-medewerker binnen 10 werkdagen aan de hand van de criteria in de offerte, en meldt gebreken schriftelijk. Agenthuis herstelt wezenlijke gebreken en biedt de AI-medewerker opnieuw ter acceptatie aan. De AI-medewerker geldt als geaccepteerd na schriftelijke acceptatie, na ongebruikt verstrijken van de testtermijn, of zodra de klant hem in gebruik neemt. Het maandbedrag gaat in vanaf de acceptatie.

4.6 Meerwerk. Nieuwe koppelingen, extra functies, wezenlijk andere taken of een gebruik boven de afgesproken limieten vallen niet onder het maandbedrag. Agenthuis brengt daarvoor vooraf een aanvullende offerte uit.

4.7 Verboden en risicovolle toepassingen. Agenthuis mag opdrachten weigeren die onrechtmatig zijn of een onaanvaardbaar veiligheidsrisico geven. Voor gevoelige toepassingen, zoals medisch advies, personeelsselectie of kredietbeoordeling, is vooraf een afzonderlijke juridische en technische risicobeoordeling nodig.

5.1 De klant geeft Agenthuis tijdig de toegang, informatie en medewerking die nodig zijn, zoals accounts met de afgesproken rechten.

5.2 De klant controleert de uitkomsten van AI-medewerkers op de manier die in de offerte is afgesproken, en keurt vooraf goed wat daar is vastgelegd.

5.3 De klant zorgt dat hij gerechtigd is om de gegevens en systemen die hij ter beschikking stelt door Agenthuis te laten gebruiken, en informeert zijn eigen klanten waar nodig dat zij met een AI-systeem communiceren.

5.4 De klant meldt fouten, ongewenst gedrag van een AI-medewerker of een vermoeden van misbruik direct aan Agenthuis.

6.1 De prijzen staan in de offerte en zijn exclusief btw. Meestal bestaan ze uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een vast bedrag per maand.

6.2 Agenthuis factureert de inrichting na aanvaarding van de offerte en het maandbedrag vooraf per maand, tenzij de offerte iets anders zegt. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

6.3 Betaalt de klant een factuur niet op tijd, dan is hij vanaf het verstrijken van de betalingstermijn de wettelijke handelsrente verschuldigd. Agenthuis stuurt eerst een schriftelijke herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Blijft betaling daarna uit, dan mag Agenthuis na voorafgaande waarschuwing de dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, voor zover dat redelijk is. Agenthuis schakelt AI-medewerkers dan veilig uit, zonder dat klantgegevens verloren gaan. De wettelijke incassokosten blijven verschuldigd.

6.4 Agenthuis mag de prijzen eens per jaar aanpassen, met een aankondiging van minstens 2 maanden. Is de klant het niet eens met een verhoging, dan mag hij opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.

7.1 De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd, tenzij de offerte iets anders zegt.

7.2 Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk of per e-mail (naar info@agenthuis.nl) opzeggen met een opzegtermijn van één kalendermaand, gerekend vanaf de dag waarop de opzegging is ontvangen, tenzij de offerte iets anders zegt. Over de laatste periode factureert Agenthuis naar rato tot de einddatum. Vooruitbetaalde bedragen over een periode na de einddatum betaalt Agenthuis terug.

7.3 Een betaalde inrichting wordt bij opzegging niet terugbetaald.

7.4 Een partij mag de overeenkomst direct ontbinden als de ander failliet gaat, surseance van betaling krijgt of een wezenlijke verplichting niet nakomt, en dat na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn niet herstelt.

7.5 Exit. Na het einde van de overeenkomst kan de klant zijn eigen gegevens exporteren in een gangbaar formaat. Agenthuis trekt toegangsrechten in, schakelt de AI-medewerkers uit en handelt persoonsgegevens af volgens de verwerkersovereenkomst. Wil de klant hulp bij een overstap naar een andere leverancier, dan kan Agenthuis die tegen een vooraf afgesproken vergoeding geven.

7.6 Founding members. Voor de eerste drie klanten kan een founding member-regeling gelden. De precieze afspraken staan in een aparte bijlage bij de offerte, waaronder: of de inrichting ook gratis is, welk bedrag na de gratis maand verschuldigd is, en wanneer de klant uiterlijk moet opzeggen als hij niet verder wil. De terugblik van de klant mag ook kritisch zijn; het voordeel hangt niet af van een positief oordeel. Agenthuis gebruikt de bedrijfsnaam, het logo, citaten of resultaten van de klant alleen als casestudy na afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming.

8.1 De klant weet dat AI-medewerkers werken met kunstmatige intelligentie, en dat uitkomsten onjuist, onvolledig of onverwacht kunnen zijn. Agenthuis neemt redelijke maatregelen om dat te beperken, zoals vaste instructies, beperkte handelingsniveaus en menselijke goedkeuring waar afgesproken.

8.2 De klant blijft verantwoordelijk voor beslissingen die hij neemt op basis van uitkomsten van een AI-medewerker, en voor wat hij goedkeurt.

8.3 Agenthuis zet AI-medewerkers niet in voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor personen, tenzij dat vooraf schriftelijk is afgesproken en wettelijk is toegestaan.

8.4 Transparantie en AI-regelgeving. Partijen leven ieder de op hen toepasselijke verplichtingen uit de Europese AI-verordening na. Voor zover Agenthuis als aanbieder van het AI-systeem kwalificeert, zorgt het voor de voorzieningen waarmee personen weten dat zij rechtstreeks met een AI-systeem communiceren (art. 50 AI-verordening). Voor zover de klant als gebruiksverantwoordelijke kwalificeert, is hij verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet binnen zijn organisatie. De praktische verdeling staat in de offerte.

8.5 Bevoegdheden van AI-medewerkers. Een AI-medewerker voert alleen de handelingen uit die in de offerte uitdrukkelijk zijn toegestaan; Agenthuis dwingt die grenzen ook technisch af. Handelingen met aanzienlijke financiële, juridische of operationele gevolgen, zoals bedragen wijzigen, bestellingen annuleren of overeenkomsten versturen, vereisen vooraf menselijke goedkeuring, tenzij schriftelijk anders afgesproken en wettelijk toegestaan. Agenthuis mag werkzaamheden opschorten bij een concreet en ernstig veiligheids- of rechtmatigheidsrisico, en informeert de klant daarover zo snel mogelijk.

9.1 Agenthuis behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op de software, workflows, instructies, configuraties en andere materialen die het ontwikkelt, en op het merk Agenthuis met de namen en gezichten van de AI-medewerkers, tenzij schriftelijk anders afgesproken. De klant krijgt tijdens de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de afgesproken AI-dienst.

9.2 De gegevens en content die de klant aanlevert, blijven van de klant.

9.3 De klant mag de resultaten die een AI-medewerker voor hem maakt, zoals teksten en posts, ook na het einde van de overeenkomst blijven gebruiken, voor zover de wet en rechten van derden dat toestaan. Niet op elk AI-resultaat rust auteursrecht; Agenthuis garandeert niet dat resultaten vrij zijn van rechten van derden, en de klant controleert ze voor publicatie.

9.4 Op software, AI-modellen en andere onderdelen van derden blijven de licentievoorwaarden van die derden gelden.

10.1 Verwerkt Agenthuis persoonsgegevens namens de klant, dan sluiten partijen de verwerkersovereenkomst van Agenthuis. Die maakt deel uit van de overeenkomst.

10.2 Voor gegevens die Agenthuis voor zichzelf verwerkt, zoals contact- en factuurgegevens, geldt de privacyverklaring op agenthuis.nl/privacy.

11.1 Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Informatie is vertrouwelijk als dat is gezegd of als dat redelijkerwijs duidelijk is.

12.1 Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van Agenthuis voor schade door één gebeurtenis of een reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het hoogste van: (a) het totaal aan vergoedingen, exclusief btw, dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Agenthuis heeft betaald of verschuldigd was; of (b) € 10.000. De totale aansprakelijkheid van Agenthuis per contractjaar is in alle gevallen beperkt tot € 100.000, tenzij dwingend recht zich daartegen verzet.

12.2 Voor zover wettelijk toegestaan, is Agenthuis niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.

12.3 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Agenthuis, en niet waar de wet beperking of uitsluiting niet toestaat.

12.4 De klant meldt schade zo snel mogelijk, en binnen een redelijke termijn na ontdekking, schriftelijk aan Agenthuis. Elk vorderingsrecht van de klant tegen Agenthuis vervalt twee jaar na het moment waarop de klant bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met de schade en met Agenthuis als aansprakelijke partij.

12.5 Deze aansprakelijkheidsregeling sluit aan op de verwerkersovereenkomst. De rechten van betrokkenen op grond van de AVG blijven onverlet.

13.1 Onder overmacht valt een omstandigheid buiten de redelijke invloed van Agenthuis die nakoming tijdelijk of blijvend verhindert, en die volgens de wet, de overeenkomst of de verkeersopvattingen niet voor rekening van Agenthuis komt. Storingen of beëindiging van diensten van derden kunnen daaronder vallen, voor zover de gevolgen redelijkerwijs niet te voorkomen of te beperken waren. Agenthuis spant zich in om de gevolgen te beperken en de dienst zo snel mogelijk te herstellen.

13.2 Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding.

14.1 Agenthuis mag deze voorwaarden wijzigen als daar een redelijke aanleiding voor is, zoals nieuwe wet- en regelgeving, beveiligingseisen of een andere aard van de dienst. Agenthuis meldt een wijziging minstens 30 dagen vooraf schriftelijk, met de volledige nieuwe tekst. Benadeelt een wijziging de klant wezenlijk, dan mag hij de overeenkomst tegen de ingangsdatum beëindigen, zonder kosten en ongeacht de gewone opzegtermijn. Wettelijk verplichte wijzigingen kunnen eerder ingaan; Agenthuis meldt die zo snel mogelijk.

15.1 Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

15.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.